Wiener Stadt- und Landesarchiv/Archivierung

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Die Gasometer in Wien Simmering. Standort des Wiener Stadt- und Landesarchivs seit 2001
Daten zum Eintrag

Das Wiener Stadt- und Landesarchiv (11., Guglgasse 14, Gasometer D) verwahrt rund 68.000 Laufmeter (Stand 2025) Bestände vom Beginn des 13. bis Anfang des 21. Jahrhunderts.

Depotraum im Wiener Stadt- und Landesarchiv

Archivgut wird von seiner Entstehung an so verwaltet, dass sein Wert und seine Aussagekraft erhalten bleiben. Als zuverlässige Informationsquelle stärkt Archivgut rechenschaftsfähiges und transparentes Verwaltungshandeln und dokumentiert Entscheidungen, Handlungen und Erinnerungen. Die Archivierung erfolgt im öffentlichen Interesse.[1]

Anfänge der Archivierung

Das beginnende Bewusstsein, für die Stadt wichtige Rechtsdokumente aufzubewahren, ist wohl mit der eigenständigen städtisch-bürgerlichen Verwaltung im frühen 13. Jahrhundert verbunden. Nachweise für den Wunsch einer Aufbewahrung haben sich allerdings erst aus dem 14. Jahrhundert erhalten. Auf einer Urkunde Friedrichs des Schönen für Wien aus dem Jahr 1312 findet sich der Rückvermerk: "des brieffs sol man hüttn als des golcz".[2]

Erste Versuche einer systematischen Sichtung und Inventarisierung des städtischen Urkundenbestands gab es 1534 durch die Ratsherren Wolfgang Treu, Steffan Denkh, Hermes Schallautzer und Leopold Schadner. Große Probleme ergaben sich im Gefolge der Belagerung durch die Osmanen 1683, als die Bestände in eine solche Unordnung gerieten, dass diese erst in der ersten Hälfte des 18. Jahrhunderts nach und nach wieder behoben werden konnte. Die Ordnung und Neuaufnahme der Urkunden und Akten erfolgte dabei durch Christoph Düll ab 1714. Entscheidende Ordnungsarbeiten wurden durch Franz Tschischka (vor allem Trennung und Ordnung der Hauptarchiv-Urkunden und -Akten ab 1828) durchgeführt. Ziel dieser Maßnahmen war ausschließlich das Verwahren und Sichern von – in der Regel rechtlichen – Unterlagen zum Nutzen der Stadt Wien.

Erschließungsarbeiten im Wiener Stadt- und Landesarchiv

Erst mit der Trennung von der Registratur wurde 1863 auf Initiative von Karl Weiß (Direktor 1863-1889) das Archiv geschaffen und anfangs noch gemeinsam mit der 1856 wiederbegründeten Stadtbibliothek und dem 1887 gegründeten Historischen Museum als Städtische Sammlungen geführt. Nach der Übersiedlung vom Alten Rathaus in das neue Rathaus erfolgte ab 1884 eine Neuordnung und Neuaufstellung durch Karl Weiß und Karl Uhlirz (Amtszeit 1882-1903, Direktor ab 1889), 1889 die Verselbständigung des Archivs als eigene Abteilung. Unter der Direktion von Karl Uhlirz machte vor allem die wissenschaftliche Erschließung der älteren Archivalien große Fortschritte. Ab 1863 kann von Archivierung im eigentlichen Sinn gesprochen werden, auch wenn nach wie vor hauptsächlich das rechtliche Interesse im Vordergrund stand, zunehmend aber auch das historische Interesse zunahm.

Vom Behördenschriftgut zur historischen Quelle

Von der Entstehung von Unterlagen in der Dienststelle bis zu seiner Nutzung als historische Quelle im Archiv ist es ein weiter Weg. Das Archiv tritt dabei nicht erst am Ende des Lebenszyklus eines Aktes in Erscheinung, sondern hilft mit, die Schriftgutverwaltung in der Dienststelle so zweckmäßig wie möglich zu gestalten. Daraus ergeben sich eine Reihe von Aufgaben, die das Archiv schon lange vor der Übernahme von archivwürdigen Akten leistet.

Maßnahmen vor der Übernahme in das Archiv

Aktenführung in Dienststellen

Akten fassen alle Unterlagen zusammen, die in Erledigung einer Aufgabe entstanden sind und für ihre Fortführung benötigt werden. Akten sind das Produkt klar definierter Verwaltungsvorgänge und halten Bearbeitungsschritte und Ergebnisse evident, die zu ihrer Entstehung geführt haben. Damit sichern Akten die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Dabei ist die Bezeichnung mit aussagekräftigen Protokoll- beziehungsweise Metadaten wesentlich, damit die Akten nicht nur durch die beteiligten Personen, sondern später auch durch andere Personen gefunden werden können.

Behördenberatung

Eine der Kernaufgaben des Archivs ist die Beratung der abgebenden Stellen bei ihrer Schriftgut- und Informationsverwaltung. Die Behördenberatung unterstützt die Erarbeitung und Umsetzung von Registraturrichtlinien und Aktenplänen und dient damit bereits im Vorfeld des Entstehens von Unterlagen deren vollständiger und qualitätvoller Verwaltung und Sicherung.[3] Beigezogen wird das Archiv deshalb auch immer bei der Verfassung der Büroordnung sowie der Skartierungsordnung.

Das Archiv unterstützt die Dienststellen auch hinsichtlich der geeigneten Lagerbedingungen bei der Aufbewahrung von Schriftgut in der jeweiligen Dienststelle.

Akten- und Skartierungspläne

Nach der Skartierungsordnung (von Italienisch scartare = vernichten) des Wiener Magistrats haben alle Dienststellen gemeinsam mit dem Wiener Stadt- und Landesarchiv einen Akten- und Skartierungsplan (ASP) zu erstellen. Der Akten- und Skartierungsplan ist ein Verzeichnis über sämtliche in der Dienststelle geführten Akten, die zugehörigen Protokolle, Urkunden, Register, Datenanwendungen sowie sonstige Unterlagen und Arbeitsbehelfe. In diesem werden die jeweiligen Aufbewahrungsfristen und zukünftigen Bewertungen hinsichtlich der Archivwürdigkeit festgelegt. Der Akten- und Skartierungsplan dient also der Evidenzhaltung von Aufbewahrungsfristen und archivischen Bewertungsentscheidungen.

Akten- und Skartierungspläne führen zu einer Effizienzsteigerung in den Dienststellen, da Unterlagen automationsunterstützt archiviert oder gelöscht werden. Das gesamte Anbieteverfahren von Akten gegenüber dem Wiener Stadt- und Landesarchiv wird damit vereinfacht. Transparente Abläufe und geringere Speicherkosten für Unterlagen führen zu enormen Kostenersparnissen. Die normenkonforme Vernichtung von nicht archivwürdigen Unterlagen schützt die Dienststelle zudem vor unerwünschten rechtlichen Folgen, die aus dem Löschgebot des Datenschutzgesetzes entstehen. Darüber hinaus werden durch Akten- und Skartierungspläne die Leistungen der einzelnen Dienststellen transparent gemacht.

Bewertung

Archivwürdig sind gemäß Wiener Archivgesetz alle Unterlagen, die aufgrund ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Verwaltung, berechtigte Belange der Bürgerinnen und Bürger, wissenschaftliche Forschung sowie für das Verständnis von Geschichte und Gegenwart von bleibendem Wert sind oder die aufgrund von Rechtsvorschriften dauernd aufzubewahren sind.

Die schiere Menge an Information, die in einer Dienststelle entsteht, macht eine Bewertung notwendig, bei der es um eine quantitative Verringerung bei qualitativer Verdichtung der Informationen geht. Nur ein Teil dessen, was in den Dienststellen an Schriftgut produziert wird, ist einer künftigen Nutzung im Archiv dienlich und ist archivwürdig. In den Akten- und Skartierungsplänen (siehe oben) ist die Bewertungsentscheidung bereits für einen großen Teil des im Kernmagistrat anfallenden Schriftguts auf Sachgebietsebene getroffen. Die Bewertung findet ausschließlich in den aktenproduzierenden Stellen statt.[4] Die Bewertungsentscheidung gilt für alle Akten eines Sachgebiets. Die Bewertung von Einzelakten ist personell aufwendig und geschieht nur in wenigen Fällen. Sie wird nach Bewertungsempfehlungen vor allem bei Massenakten (bei Akten in Papierform zum Beispiel bei Strafakten und Patientenakten) angewendet.[5]

Erst wenn das Archiv die Übernahme von Unterlagen oder Daten abgelehnt hat, dürfen diese datenschutzgerecht vernichtet oder gelöscht werden.

Digitales Archiv

Der Magistrat Wien und damit das Wiener Stadt- und Landesarchiv beschäftigen sich seit 2001 mit der digitalen Überlieferungsbildung und mit Lösungskonzepten für die Erhaltung digitaler Objekte. Datenverarbeitung ist im Magistrat Wien seit den 1960er Jahren präsent. Spätestens in den 1980er Jahren wurde die Ära der digitalen Verwaltung eingeleitet. Die Vorgängersysteme (IBS, PROFI) wurden ab 1998 durch die Einführung des elektronischen Aktes (ELAK) schrittweise ersetzt.

Um die Archivierung digitaler Unterlagen zu ermöglichen, wurde 2018 das Projekt DILZA (Digitale Langzeitarchivierung) verwirklicht. Das Ziel des Projekts war die Beschaffung eines OAIS-konformen digitalen Archivs (OAIS: Open Archival Information System beziehungsweise Offenes Archiv-Informations-System, siehe unten) und somit die Erarbeitung eines automatisierten Übernahme-, Validierung, Ablage- und Verwaltungsprozesses digitaler Objekte.[6] Obwohl das Hauptaugenmerk dabei beim ELAK liegt, werden auch Informationen aus Vorgängersystemen (IBS, PROFI) archiviert sowie die Archivierung von Informationen aus Fachinformationssystemen (FIS), E-Mail-Konten, Daten aus Geoinformationssystemen (GIS) und Weiterem parallel vorangetrieben. Das Projekt DILZA wurde im Mai 2024 erfolgreich abgeschlossen.

Aussonderung

Am 7. November 2023 beauftragte die Magistratsdirektion die Umsetzung der automationsgestützten und initialen Aussonderung elektronischer Akten in der bereits bewährten GEMMA-Form. GEMMA 3.0 (Initiale Aussonderung im Kernmagistrat) ist ein Projekt, mit dem die Aussonderung im Kernmagistrat (mit Ausnahme von WIGEV, Wien Kanal und Wiener Wohnen) abgewickelt wird. Das bedeutet, dass die elektronischen Akten entweder skartiert, das heißt gelöscht, oder im Wiener Stadt- und Landesarchiv (MA 8) digital archiviert werden. Dafür müssen die archivierten Metadaten aus dem ELAK im Archivinformationssystem an der richtigen Stelle der Tektonik andocken. WAIS Desk ist das federführende System im Wiener Stadt- und Landesarchiv, somit auch das Erschließungs- und Verzeichnungssystem. Darin bilden analoge (Papier) und digitale Unterlagen einer Dienststelle eine Einheit und sind gemeinsam in der Archivtektonik (siehe unten) durchsuchbar.

Der gesteckte Zeitrahmen umfasst die Jahre 2024 bis 2028. Nach der initialen Aussonderung aller bis zum GEMMA 3.0 Start angefallenen Akten erfolgt die regelmäßig stattfindende automatisierte Aussonderung, Validierung und digitale Archivierung der seither erzeugten Akten.

Standards

Sowohl in der Schriftgutverwaltung beziehungsweise beim Records Management der Behörde als auch in der digitalen Archivierung ist die Einhaltung von Standards essenziell. Dazu gehören die Verwendung von standardisierten Metadaten genauso wie die Normierung von verwendeten Dateiformaten. Als zentraler Standard für die digitale Archivierung gilt das OAIS-Modell (Open Archival Information System beziehungsweise Offenes Archiv-Informations-System). Dabei handelt es sich um ein Referenzmodell für ein dynamisches, erweiterungsfähiges Archivinformationssystem, das im August 2012 veröffentlicht wurde.

In Orientierung daran hat das Wiener Stadt- und Landesarchiv ein OAIS-konformes Archivsystem entwickelt. Dieses setzt sich aus Komponenten von Drittanbietern (startext und DIMAG – Digitales Magazin, siehe unten bei Weblinks) sowie Eigenentwicklungen des Magistrats Wien zusammen. Zentral ist nach Abschluss von DILZA und der Umsetzung von GEMMA 3.0 das Thema des Preservation Plannings, welches das Wiener Stadt- und Landesarchiv in Zukunft dauerhaft beschäftigen wird.[7]

Die digitale Archivierung von Behördenschriftgut ist aus mehreren Gründen herausfordernd. Während Papier mehrere hundert Jahre überdauern kann, kommt es bei digitalen Speichermedien meist schon nach einigen Jahren zu Informationsverlust. Ein Teil dieses Problems ist das langfristige Auslesen von Informationen. Vielfach fehlen die Lesegeräte oder Programme, um Dokumente in einem veralteten Datenformat noch zugänglich zu machen. Um Datenverluste aufgrund der Alterung des Speichermediums zu verhindern, erfolgt eine regelmäßige Migration von älteren in aktuelle Datenformate.

Zusätzlich zum Preservation Planning ist auch der Access, also einerseits die Bereitstellung von Digitalisaten über das Wiener Archivinformationssystem als auch zukünftig die Verfügbarmachung von genuin digitalen Objekten und damit in Zusammenhang stehend die Einrichtung eines digitalen Lesesaals (Access nach OAIS, siehe beim Beitrag Archivnutzung).

Nach der Übernahme in das Archiv

Ordnen, verzeichnen, erschließen

Übernahme von Akten aus dem Wiener Rathaus

Erschließung bezeichnet das Ordnen und Verzeichnen von Archivgut, um die Archivalien zu identifizieren und auffindbar zu machen. Die Erschließung ist die Voraussetzung für die Benutzbarkeit eines Archivs und gehört somit zu den Kernaufgaben von Archivarinnen und Archivaren. Diese Aufgaben erfolgen dabei nach archivfachlichen Gesichtspunkten, indem der Entstehungszusammenhang und die Struktur des Archivguts transparent gemacht werden. Die Archivtektonik, die im Wiener Archivinformationssystem WAIS abgebildet wird, bildet die Grundlage für die archivische Ordnung.

Anlieferung von Akten in das Wiener Stadt- und Landesarchiv

Die Erschließung basiert auf dem ISAD(G) (General International Standard Archival Description).[8] Aufgrund des ISAD(G) erfolgt eine hierarchisch strukturierte, mehrstufige Verzeichnung vom Allgemeinen zum Besonderen.

Das zweite angewendete Erschließungsprinzip ist der ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families).[9]

ISAD(G) und ISAAR(CPF) sind somit Instrumente der Archivgutverwaltung und garantieren auf diese Weise die Zuverlässigkeit und Authentizität der Unterlagen gegenüber den Nutzerinnen und Nutzern.[10] RiC-CM dokumentiert die wichtigsten Entitäten der archivischen Verzeichnung sowie ihre Eigenschaften und reagiert auf die durch die Digitalisierung entstandenen neuen Möglichkeiten.

Benutzung

Die Benutzung und Handhabung von Schriftgut ist – sofern keine Schutzfristen bestehen – nach Beratung und Bestellung im Lesesaal des Wiener Stadt- und Landesarchivs möglich. Weiterlesen im Artikel Archivnutzung.

Siehe auch

Videos

Video: Stadt Wien/Bohmann Verlag: Strafakten im Wiener Stadt- und Landesarchiv, 1 Min. 32 Sek. [Stand: 12.10.2018]

Quellen

Literatur

Weblinks

Referenzen

  1. ↑ International Council on Archives: Weltweite allgemeine Erklärung über Archive, September 2013.
  2. ↑ WStLA, HA Urkunden, Privileg 3, 2. Exemplar.
  3. ↑ Verband österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA): Empfehlungen für die praktische Anwendung von archivischen Fachthemen in österreichischen Archiven.
  4. ↑ Zur Bewertung siehe Brigitte Rigele (Leitung) / Martin Ager / Katja Almberger / Susanne Fröhlich / Christine Gigler / Elisabeth Schöggl-Ernst: Handreichung zur Bewertung digitaler Unterlagen. Erstellt von den Mitgliedern der VÖA-Arbeitsgruppe „Überlieferungsbildung und Bewertung“. In: Scrinium 75 (2021), S. 105-132. Zu Primär- und Sekundärwert sowie der Bewertung von Schriftgut siehe Theodore R. Schellenberg: Die Bewertung modernen Verwaltungsschriftguts. Hg. v. Angelika Menne-Haritz. Marburg: Archivschule 1990 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, 17) (Original: The Appraisal of Modern Public Records 1956).
  5. ↑ Zur Bewertung von Einzelakten siehe Brigitte Rigele (Leitung) / Martin Ager / Katja Almberger / Susanne Fröhlich / Christine Gigler / Elisabeth Schöggl-Ernst: Empfehlung zur Bewertung von Strafakten der Landesgerichte 1945 bis 1974. Erstellt von den Mitgliedern der VÖA-Arbeitsgruppe „Überlieferungsbildung und Bewertung“. In: Scrinium 74 (2020), S. 179-194.
  6. ↑ Heinrich Berg: Bewertung von EDV-Anwendungen im Magistrat der Stadt Wien. In: Scrinium 58 (2004), S. 44–59; Liane Kirnbauer-Tiefenbach: Digitale Überlieferungsbildung am Beispiel der Stadt Wien. In: Scrinium 74 (2020), S. 42-57.
  7. ↑ Susanne Fröhlich / Liane Kirnbauer-Tiefenbach: "Preservation Planning" - was geht mich das an? In: Scrinium 78 (2024), S. 174-190.
  8. ↑ Der ISAD(G) ist der vom International Council on Archives (ICA) erarbeitete International Standard of Archival Description (General) in der derzeit gültigen, zweiten Fassung aus dem Jahr 2000, siehe ISAD(G): General International Standard Archival Description – Second Edition, herausgegeben vom International Council on Archives (ICA); vergleiche dazu die Umsetzungsempfehlungen zu ISAD(G) und ISDIAH, herausgegeben vom Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA) sowie auch die ISAD(G) - Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung. Übersetzt und neu bearbeitet von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt und Nils Brübach. Durchgesehener Nachdruck der 2., überarbeiteten Ausgabe Marburg: Archivschule Marburg 2006 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Institut für Archivwissenschaft, 23).
  9. ↑ Der ISAAR(CPF) wurde ebenfalls vom International Council on Archives (ICA) entwickelt (1993-1995) und 1996 verabschiedet, siehe ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families, 2nd Edition. In der 2004 aktualisierten Ausgabe wurde ein Anhang zur Verbindung von Autoritätseinträgen nach ISAAR(CPF) und archivarischer Verzeichnung nach ISAD(G) beigefügt. Mit diesen Standards können Aktenbildner beschrieben werden und somit das Provenienzprinzip umgesetzt, das heißt Herkunft (Provenienz), Kontext und Gebrauch archivischer Unterlagen dokumentiert werden. Damit ist nachvollziehbar, von welchem Registraturbildner ein Bestand stammt, es können einer solchen Autorität mehrere Archivbestände zugeordnet werden und auf diese Weise miteinander verbunden beziehungsweise verlinkt werden. Das Wiener Stadt- und Landesarchiv unterscheidet zwischen Provenienzbildner und abgebender Stelle, da diese aufgrund von Zusammenlegungen oder Teilungen von Dienststellen nicht immer übereinstimmen.
  10. ↑ Mit RiC-CM (Records in Contexts – Conceptual Model) wurde 2021 ein Standard für die Verzeichnung von Archivgut publiziert, der ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF (International Standard Description of Functions) und ISDIAH (International Standard Description of Institutions with Archival Holdings) miteinander verbindet, siehe Records in Contexts – Conceptional Model.
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